Preguntas Frecuentes

APLICACIÓN

• ¿Cómo ingreso a la aplicación PDF?

Desde la intranet de Docentes y Funcionarios accede directamente al link que se encuentra en el apartado de Mis servicios Online. Recuerde que, para ingresar a la intranet debe utilizar su clave UdeC.

 

• ¿Puedo hacer la Declaración de mis funciones en varias sesiones? ¿Perderé información si cierro la aplicación para continuar más tarde?

La actual versión de PDF considera el guardado automático de la información a medida que usted va revisando y completado los datos. No necesita hacer todo de una sola vez.

 

• ¿Qué significa cada estado de la declaración que aparece en el sistema?

Borrador: el/la docente está en proceso de generación de su declaración de funciones.

Pendiente: el/la docente solicitó la incorporación y/o modificación de información a los sistemas corporativos. Una vez que todas las solicitudes estén resueltas, la declaración cambiará a estado Enviada y quedará disponible para que el/la directora de departamento o decano/a la revise.
También quedará en estado pendiente en el caso de que en la dirección de Personal no exista registro de director/a de departamento vigente.

Enviada: el/la docente envió la declaración y está a la espera de que sea revisada por el/la director/a de departamento o decano/a.

Aprobada: fue revisada y aprobada por la autoridad correspondiente.

Rechazada: fue revisada pero faltó algo en la declaración o el contenido no está correcto desde el punto de vista de la autoridad que revisa.

Los estados Propuesta y Firmada, aparecerán para las antiguas declaraciones que pasaban por el proceso de aprobación en DLE. El primero indica que la declaración está pendiente de envío y el segundo, que la declaración fue firmada por el docente en DLE.

 

• ¿Desde la aplicación me puedo comunicar con mi Director/a si tenemos alguna diferencia respecto de alguna información o para hacer consultas?

No, la aplicación no considera mecanismos de comunicación directa docente/autoridad. Debe utilizar los canales de comunicación que normalmente son usados en su facultad o departamento.

 

• ¿Qué puedo hacer si mi computador no abre las ventanas, aparecen en blanco o se me cae la aplicación?

En caso de cualquier consulta técnica que pueda tener, debe comunicarse a dti@udec.cl o desde la misma aplicación completar el formulario que aparece en el botón Ayuda, que se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla.

 

PROCESO

• ¿Cuál es el objetivo de la Declaración de funciones?

Su objetivo es apoyar la gestión académica manteniendo actualizado el proceso de asignación de funciones de la carga académica del cuerpo docente de la Universidad de Concepción, en el marco del cumplimiento de los artículos 192, 193 y 194 del Reglamento de Personal.

 

• ¿Quién y cómo se valida la declaración de funciones de un académico/a?

Es el/la Director/a de cada Departamento quien valida o chequea la Declaración de Funciones de los y las docentes de ese organismo.
El/la Director/a puede ingresar a una funcionalidad específica en Teams donde puede revisar todas las Declaraciones que han llegado para su visado, irlas revisando una a una y decidir sobre cada una. 
Sea cual sea la decisión del/la Director/a, el/la académico/a recibirá un correo electrónico en su casilla UdeC notificándole esta situación.

 

• ¿Cuántas veces puedo realizar mi declaración de funciones?

Una vez, sin embargo, en la plataforma se habilitó la funcionalidad de guardado automático para no perder información.

 

• ¿Cuáles son las fechas de inicio y término del proceso?

De acuerdo al reglamento las fechas en que se asignan las funciones para cada departamento, son enero y junio para cada semestre. Por lo que la declaración para el primer semestre se inicia en el mes de enero y la del segundo semestre en el mes de junio, ambas con fecha de término en la segunda semana del inicio de clases del semestre de acuerdo al calendario académico del año en curso. 

 

• ¿Qué pasa si no alcanzo a entregar mi declaración en las fechas estimadas?

Podrá completarla posteriormente, pero en los procesos que se realicen hasta la fecha de cierre va a aparecer sin funciones asignadas.

 

• ¿Cuánto plazo tengo para completar mi declaración de funciones?

Para el primer semestre, se comienza en enero, finalizando en la segunda semana del inicio de clases del semestre, de acuerdo al calendario académico del año en curso. Lo mismo para el segundo semestre, solo que para éste se comienza en el mes de junio.

 

• ¿Por qué las fechas de la declaración de funciones son distintas a los semestres académicos?

La declaración se basa en los artículos 192, 193 y 194 del reglamento de personal, los que indican que debe realizarse este proceso en enero y junio.

 

• Como Director/a, ¿puedo recibir información consolidada del avance del proceso en mi departamento?

Actualmente la aplicación no incluye este tipo de información. Sin embargo, la autoridad podrá ver un listado de los y las docentes a su cargo y el estado en que se encuentran las declaraciones de cada uno de ellos/as.

 

• ¿Se puede realizar la Declaración de Funciones para semestres anteriores?

Sólo se puede realizar la declaración para los períodos del año vigente.

 

• ¿Por qué se realiza un ajuste a las horas declaradas de acuerdo a la jornada contratada?

Para propender a que la información obtenida desde la plataforma sea uniforme para todos los académicos/as, es que se optó por ajustar las horas declaradas a la jornada laboral por la que el/la trabajador/a se encuentra contratado/a.

 

• ¿Cómo se realiza el ajuste a las horas declaradas de acuerdo a la jornada contratada?

La metodología utilizada para lo descrito anteriormente se basa en la proporcionalidad de las horas de acuerdo con el total declarado, como se visualiza en el siguiente ejemplo:

Nombre	Horas Semanales	% sobre Total Horas Declaradas	Horas Semanales Ajustadas
Docencia Pregrado	12	21,1%	9,3
Cálculo I	6	10,5%	4,6%
Cálculo III	6	10,5%	4,6%
Investigación	20	35,1%	15,4%
Proyecto XX	20	35,1%	15,4%
Gestión	25	43,9%	19,3%
Director Depto. YY	25	43,9%	19,3%
Total	57	100%	44
Jornada Contratada: 44 horas Horas de Docencia incluyen horas indirectas

 

En el ejemplo anterior se muestra que las horas declaradas superan a la jornada por la que el docente se encuentra contratado. Por esta razón, es que estas horas se ajustan.

La fórmula para lo anterior se define como:

% sobre Total Horas Declaradas  x  Jornada Contratada

ACTUALIZACIÓN/VISUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN

La información que se muestra en PDF, organizada en diferentes áreas de datos es obtenida de la base de datos institucional o, dicho de otra manera, desde los sistemas corporativos que son utilizados por los organismos pertinentes a cada área.
Con el objetivo de canalizar las consultas y requisitos en una sola plataforma de atención -para que los académicos no necesiten estar buscando por sí mismos el organismo o persona a quien solicitar una modificación en sus registros de actividades- se coordinó una Mesa de Ayuda que principalmente se encarga de derivar los requerimientos de actualización a las facultades, unidades de registro o secretarías académicas que corresponda.

 

• Si me falta información en alguno de los núcleos de datos de la aplicación, ¿qué puedo hacer?

Para el caso de los núcleos Docencia, Investigación y Gestión, debe posicionarse sobre el botón Agregar/Modificar (ubicado en la parte superior derecha de la pestaña), seleccionar el tipo de actividad que desde agregar o modificar  y llenar el formulario que aparece allí. Un/a agente de mesa recepcionará su solicitud y la gestionará con la unidad correspondiente y le avisará cuando esté resuelto. 
Si la actualización o consulta depende del/la agente de mesa, la solicitud será atendida en un plazo de 24 horas. Sin embargo, si debe derivar a otro organismo, es posible que pueda tomar más tiempo porque dependerá de la disponibilidad de personas ajenas a la Mesa de Ayuda.

En el caso de los núcleos Perfeccionamiento, Vinculación con el medio y Otros, además de la opción Otra Actividad que se encuentra en Docencia, Investigación y Gestión, la información incorporada será inmediatamente registrada en el sistema, pudiendo ser modificada y/o eliminada por el o la docente mientras no envíe la declaración.

 

• ¿Qué pasa si envié una consulta con otro formulario, no el que corresponde a mi tipo de consulta?

No debe preocuparse, las y los agentes de la mesa están preparados/as para transferir las solicitudes a los organismos que correspondan.

 

• ¿Puedo hacer varias consultas en un solo formulario?

Sí, pero es recomendable que sean todas del mismo tipo, porque eso hará que la gestión sea más rápida. 

 

• ¿Qué puedo hacer si se me olvidó enviar un documento de respaldo junto con una solicitud de actualización de datos?

Puede enviar otro formulario, indicando la situación y adjuntando el o los archivos. Las y los agentes de mesa de encargarán de unir las solicitudes.

 

• ¿Si ingreso información en PDF estará disponible en SCAN o debo ingresarla nuevamente?

Para el caso de los núcleos Docencia, Investigación y Gestión, la información será visible en SCAN en la medida que las solicitudes enviadas por el o la docente sean incorporadas a los sistemas corporativos. Para los demás items, la información ingresada será visible en SCAN de inmediato, indicando el estado en que se encuentra la declaración en PDF.

 

• ¿Si mi Director/a me rechaza la declaración, ésta se verá igualmente en SCAN?

No, en SCAN solo se muestran las actividades ingresadas en PDF si están en estado Enviada o Aprobada y siempre será la última versión de la declaración de PDF la que estará disponible en SCAN.